Стоимость сотрудника для ИП почти всегда выше суммы, которую человек получает на руки. Внутри есть как минимум три слоя: зарплата по трудовому договору до удержания НДФЛ, сам НДФЛ, который удерживается из дохода работника, и страховые взносы работодателя, которые ИП платит сверху за свой счёт. Если смотреть только на «зарплату на руки», легко занизить бюджет на 25–35%.
ФОТ — это не только оклад. В управленческом расчёте туда включают регулярную зарплату, премии, отпускные, больничные в части работодателя, взносы, иногда расходы на подбор, оборудование и сервисы. Для налогового расчёта важно разделять удержания из зарплаты и начисления сверху.
Gross, net и полная стоимость
Gross — зарплата до удержания НДФЛ. Net — сумма на руки. Если сотруднику обещали 100 000 ₽ на руки, договорная зарплата будет выше, потому что из неё нужно удержать НДФЛ. При ставке 13% грубая оценка такая: gross = net / 0,87. Для 100 000 ₽ на руки это примерно 114 943 ₽ gross.
Страховые взносы считаются не из net, а из начисленной зарплаты. Для обычного малого бизнеса базовая оценка часто начинается с тарифа 30% до предельной базы и 15,1% сверх неё, но итог зависит от категории плательщика, льгот, статуса МСП, вида выплат и актуальной базы. Поэтому калькулятор ФОТ полезен как быстрая управленческая модель, а для отчётности стоит сверять тарифы с бухгалтером.
Пример расчёта
ИП хочет, чтобы сотрудник получал 80 000 ₽ на руки. Если использовать ставку НДФЛ 13%, зарплата gross будет около 91 954 ₽. НДФЛ: 91 954 × 13% = 11 954 ₽. На руки остаётся 80 000 ₽. Если страховые взносы работодателя оценить по тарифу 30%, взносы составят 27 586 ₽. Полная ежемесячная стоимость сотрудника для ИП: 91 954 + 27 586 = 119 540 ₽.
На год это уже 1 434 480 ₽ без учёта премий, отпускных резервов, больничных, рабочего места и индексации. Поэтому при найме лучше считать не только «сможем ли платить зарплату», но и «какая выручка нужна, чтобы сотрудник окупался».
Что учитывать сверх зарплаты
- Отпускные: сотрудник отдыхает, но расходы у работодателя сохраняются.
- Больничные и пособия: часть выплат может компенсироваться, но кассовые разрывы всё равно возможны.
- Премии и бонусы: если они регулярные, их нужно включать в плановую стоимость.
- Оборудование, связь, рабочее место, спецодежда, обучение.
- Администрирование: кадровые документы, отчётность, банк, бухгалтерия.
Сначала посчитайте полную стоимость сотрудника в месяц. Затем определите, какую валовую прибыль он должен приносить. Например, если сотрудник стоит 120 000 ₽ в месяц, а маржинальность бизнеса 40%, то для покрытия только этой стоимости нужна дополнительная выручка 300 000 ₽: 120 000 / 40%. Если нужен запас на аренду, рекламу и прибыль, целевая выручка должна быть выше.
Частые ошибки
- Считать стоимость сотрудника от суммы на руки без пересчёта в gross.
- Забывать страховые взносы работодателя.
- Не закладывать отпуск, больничные и премии.
- Сравнивать сотрудника и подрядчика только по ставке, без рисков переквалификации.
- Не считать, какая выручка нужна для окупаемости найма.